Die Römisch-KatholisÂche LanÂdeskirche verÂschickÂte Ende Juni 2016 eine EinÂladung zur SchuÂlung «LeitÂfaden GeschäftsÂführung und Archivierung mit OrdÂnungssysÂtem» an alle KirchenpfleÂgen, FinanzverÂwalÂtunÂgen und PfarÂrämter im AarÂgau. Und es geschaÂhen Zeichen und WunÂder: «Wir rechÂneten mit rund 50 InterÂessierten», erinÂnert sich MarÂcel NotÂter, GenÂerÂalsekretär der LanÂdeskirche. «Doch es entwickÂelte sich eine VerÂdreifachung der TeilÂnehmenden. Wir mussten umgeÂhend Zusatzkurse organÂisieren.»SinÂnigerÂweise war im KirchenaarÂgau bis letÂztes Jahr die ArchivverordÂnung von 1932 gültig. Dann aber knüpfte sich ein FachÂgremiÂum aus Vertretern der LanÂdeskirche und des BisÂtums, zusamÂmen mit Experten des StaatÂsarchivs, HisÂtorikÂern und einÂer ErwachÂseÂnenÂbildÂnerÂin deren ÃœberÂarÂbeitung vor. Per 1. JanÂuÂar 2015 setÂzte der KirchenÂrat der Römisch-KatholisÂchen LanÂdeskirche AarÂgau eine neue ArchivverordÂnung in Kraft. Seit diesem Jahr schliesslich gibt es den
LeitÂfaden «GeschäftsÂführung und Archivierung für KirchgeÂmeinÂden und PfarÂreien». Ein HilÂfÂsÂmitÂtel, das laut MarÂcel NotÂter «schweizweit seines GleÂichen sucht».
Öffentliche Gedächtnisse
Nun fragt sich der Laie, warum so viel Aufhebens um dieses TheÂma gemacht wird. «Die Archivierung von geschäftÂsrelÂeÂvanÂten DokuÂmenten erfolÂgt nicht nur aufÂgrund eines gesetÂzlichen AufÂtrages», erkÂlärt MarÂcel NotÂter und fährt voller BegeisÂterung fort: «Archive sind öffentliche GedächtÂnisse und immaÂteriell wichtige Werte der Gesellschaft: Sie gewährleisÂten RechtssicherÂheit, ermöglichen den NachvolÂlzug von VerÂwalÂtungÂshandÂlunÂgen, bewahren KulÂturgut und bieten GeleÂgenÂheit für hisÂtorische ForschunÂgen.»Der Wertschätzung nicht genug, ergänzt der VerÂwalÂtungsÂfachÂmann: «AusserÂdem sind sie GrundÂlage für die Führung der KirchgeÂmeinde beziehungsweise der PfarÂrei und die ZusamÂmeÂnarÂbeit zwisÂchen BehörÂdenÂmitÂgliedern und MitarÂbeiÂtÂenÂden.»
Bye-bye Bananenschachteln
Susann GretenÂer Jegge war als ErwachÂseÂnenÂbildÂnerÂin Teil der «ArbeitsÂgruppe VolÂlzugserÂlasse Archiv». Ihr oblag etwa die praxÂisÂnaÂhe ForÂmulierung des erwähÂnÂten LeitÂfadens. Entsprechend bildÂhaft tönt ihre BegrünÂdung, warum in Sachen Archivierung im KirchenaarÂgau vorÂwärts gemacht werÂden muss: «Wo das Archiv lediglich sechs BanaÂnenÂschachteln im Estrich des PfarÂrhausÂes umfasst, besteÂht HandÂlungsÂbeÂdarf.»Darum bietet die LanÂdeskirche seit Mitte SepÂtemÂber 2016 SchuÂlunÂgen an verÂschiedeÂnen StanÂdorten im AarÂgau an und finanziert ergänzend eine maxÂiÂmal fünÂfÂstündiÂge Beratung durch FachÂleute vor Ort.
Auf zum Kulturwandel
4. OktoÂber, kurz vor 17 Uhr, ChorherÂrenÂhaus Baden: Dem GeheimÂnis nach der ErfolÂgsstoÂry dieses KursÂes auf der Spur. Aus allen HimÂmelÂsrichÂtunÂgen treÂfÂfen die KursteilÂnehmerinÂnen und –teilÂnehmer ein. MarÂcel NotÂter begrüsst, Susanne GretenÂer Jegge und MarÂcel Giger, langjähriger Archivar beim StaatÂsarchiv AarÂgau, übernehmen. Wir lerÂnen: Es geht um KulÂturÂwanÂdel.Schritt I: Auf allen Stufen der BearÂbeitung soll es künÂftig ein OrdÂnungssysÂtem geben – von der Ablage im Büro des PfarÂreisekreÂtariÂats über die AufÂbeÂwahrung bis hin zum Archiv.«Dieses durchgeÂhend gleÂiche SysÂtem ist nicht unsere ErfindÂung», ruft auch Susann GretenÂer Jegge in ErinÂnerung. Vielmehr sind dazu bereÂits seit 2006 alle öffentlich-rechtlichen OrganÂiÂsaÂtioÂnen verpflichtet. Dies gemäss
kanÂtonalem Gesetz über die InforÂmaÂtion der Öffentlichkeit, den DatenÂschutz und das ArchivweÂsen (IDAG). Für die AarÂgauer KirchgeÂmeinÂden und PfarÂreien wurde eine möglichst einÂfache UmsetÂzung dieses ErlassÂes angestrebt.
Alle ziehen am gleichen Strick
KulÂturÂwanÂdel Schritt II: Alle, von der EhreÂnamtlichen bis zum Profi, arbeitÂen mit dem gleÂichen SysÂtem. «Ab wann muss ich jetÂzt unser Archiv umstellen?», fragt KursteilÂnehmerin und PfarÂreisekretärin Käthi Stadler aus KünÂten. «Ist die alte OrdÂnung im Archiv eine gute OrdÂnung, kann man sie belassen», antwortet Archivar MarÂcel Giger. «Es macht aber Sinn, die Ablage zum TagesÂgeschäft auf das neue OrdÂnungssysÂtem umzustellen. Dies am besten zu Beginn eines GeschäftÂsÂjahres.»Im folÂgenÂden, angeregten AusÂtausch entÂlarÂven FachÂmann und PfarÂreisekretärin eine typÂisÂche Archivierungssünde. MarÂcel Giger: «Stellen Sie beim neuen Archiv sichÂer, dass nicht das Tablar oder der Schrank im Archiv beschriftet ist, sonÂdern die Schachtel, in der die DokuÂmente gelagert werÂden.»
Quasi eine Neumöblierung
ÃœberÂhaupt wird während der SchuÂlung oft von MöbelÂstückÂen gesprochen. «Stellen Sie sich das neue OrdÂnungssysÂtem als grossÂes Möbel mit verÂschiedeÂnen Schubladen vor.» Schublade 1 ist der KirchgeÂmeinde zugeÂordÂnet. «1, weil die KirchgeÂmeinde 1 Ding» ist, so die EselsÂbrücke von Susann GretenÂer Jegge oder «3 für PfarÂrei, weil dort die Dreifaltigkeit zählt.»Wird eine Schublade geöffnet, findÂet sich darin die immer gleÂiche StrukÂtur: GrundÂlaÂgen, Leitung, Ressourcen, OutÂput, PartÂner. ÃœberÂsetÂzt auf eine KirchgeÂmeinde würde dies heisÂsen: GrundÂlaÂgen wie GesetÂze, VerordÂnunÂgen, RegleÂmente. LeiÂtÂende Organe wie KirchgeÂmeinÂdeÂvÂerÂsammÂlung oder Kirchenpflege. Ressourcen wie PerÂsonÂal, Finanzen, InfraÂstrukÂtur. OutÂput wie LeisÂtunÂgen, AktivÂitäten oder PartÂner wie KoopÂerÂaÂtioÂnen, NetÂzwÂerke.
Die kollektive Ordnung
Ziel der ganzen «Übung» ist es, eine gemeinÂsame Sprache zu findÂen. Ein Ansatz, der sich bereÂits auf den GemeinÂdeÂvÂerÂwalÂtunÂgen bewährt hat. «WechÂselt jemand die Stelle, findÂet er oder sie am neuen Ort das gleÂiche OrdÂnungssysÂtem vor – und sich somit zugleÂich zurecht», erwähÂnen die Experten einen der Vorzüge.NebÂst einem einÂheitlichen SysÂtem braucht der gelinÂgende DreisÂchritt Ablage-AufÂbeÂwahrung-Archiv motivierte MitwirkÂende mit gesunÂdem MenÂschenÂverÂstand. MarÂcel Giger: «Oft wird mehrspurig gefahren und es bewahrt der PräsiÂdent, der AktuÂar und die FinanzminÂisÂterin jedes SitzungÂsproÂtokoll der Kirchenpflege auf. Schliesslich wird alles in OrdÂner gepackt und in Regale gestellt, die sich bei genauer DurchÂsicht lockÂer von 15 Meter auf 1,5 Meter Länge reduzieren liessen.»
ISO 9706
So richtig in Fahrt kommt MarÂcel Giger, als er zu einÂer BilderÂreise durch mehr oder weniger anmächeÂlige AarÂgauer Archive einÂlädt: Von SpinÂnweben bis SchimÂmel, von TropenÂhitze bis zu viel SonneneÂinÂstrahlung ist alles vertreten, was einem Archiv schadet. Immer wieder stoppt MarÂcel Giger seine AusÂführunÂgen, greift nach einÂer Schachtel oder einem MäpÂpli, erzählt von dessen VorzüÂgen und Nachteilen im ZusamÂmenÂhang mit der Archivierung oder entÂführt in WisÂsenstiefen wie ISO 9706, der Norm für säureÂfreies PapiÂer, das 200 Jahre haltÂbar ist. «Die schlimmÂste BedroÂhung eines Archivs ist jedoch der desinÂterÂessierte MenÂsch», so der ProfiÂarchivar.
Ressort Archiv
Deshalb empÂfiehlt das ExperÂtenÂteam eine verÂantÂwortliche PerÂson für das Archiv. KursteilÂnehmer SteÂfan Michel ist freier ArchivverÂantÂwortlichÂer in BirÂmenÂstorf. Etwa zwanzig bis dreisÂsig StunÂden pro Jahr investiert der HisÂtorikÂer in dieses für ihn spanÂnende Amt. «Genau, es muss nicht immer eine MitarÂbeiÂtÂerin oder ein MitarÂbeitÂer der PfarÂrei sein», findÂen auch Susann GretenÂer und MarÂcel Giger. Eine freie MitarÂbeiÂtÂerin oder ein ProfiÂdiÂenÂstleitÂer sind AlterÂnaÂtivÂen.Als zenÂtral erachtet wird, dass die archivverÂantÂwortliche PerÂson einen AnsprechÂpartÂner in der Kirchenpflege hat. «MinÂdestens ein Mal pro AmtspeÂriÂode sollte das zuständiÂge KirchenpflegemitÂglied StichÂproben im Archiv machen und klären, ob es Anliegen oder SorÂgen gibt», so die Kursleitung.
Time for change
LudÂwig Aepli, Kirchenpfleger aus KillÂwanÂgen, hört aufmerkÂsam zu und meint nach fast vier StunÂden ArchivschuÂlung: «Es war sehr interÂesÂsant, aber gibt Arbeit. Vor allem frage ich mich, wie sich die anderen KirchenpflegemitÂglieder und die MitarÂbeiÂtÂenÂden motivieren lassen.» Damit trifft er den wunÂden Punkt am Ganzen.«Time for change» heisst es dazu in der PowÂerÂpoint-PräsenÂtaÂtion von Susann GretenÂer Jegge und MarÂcel Giger. AusÂgeÂsprochen heisst das: «Suchen Sie das Gespräch mit allen Beteiligten. ÃœberzeuÂgen, motivieren Sie. Alle müssen sich hinÂter den KarÂren spanÂnen lassen.»Und mit einem AugenÂzwinkern ergänzen die BeiÂden: «Bei genüÂgend InterÂesse könÂnten wir im 2017 eigentlich eine FortÂsetÂzung dieses KurÂsangeÂbots in ErwäÂgung ziehen.»
Der Archivierungs-Schnelltest
Die TeilÂnehmenden des KursÂes «LeitÂfaden GeschäftsÂführung und Archivierung mit OrdÂnungssysÂtem» wurÂden zum PraxÂisÂtest einÂgeÂladen, den auch Sie hierÂmit an einem Beispiel absolvieren könÂnen. Die finÂgierte AufÂgabe lautet:«Die Kirchenpflege hat vom zusÂtimÂmenden Beschluss der KirchgeÂmeinde zum Bau eines neuen PfarÂreizenÂtrums KenÂntÂnis genomÂmen und beaufÂtragt sie an der Sitzung vom 24.11.2016 mit der EröffÂnung eines entsprechenÂden NeubauÂdossiers. Als erstes soll ein ArchitekÂturÂwetÂtbeÂwerb durchgeÂführt werÂden. Die FedÂerÂführung in diesem Dossier obliegt KirchenpflegemitÂglied FloÂriÂan HolzÂer. Der Neubau soll 2018 in Betrieb genomÂmen werÂden.
Ablage unter:AblaÂgeorÂganÂiÂsaÂtion der Dossiers:DossierÂtiÂtel:Die Lösung lässt sich mit HilÂfe des
«OrdÂnungssysÂtems AusÂgabe 2016» der Rechts- und DokuÂmentenÂsammÂlung auf
www.kathaargau.ch findÂen.
